Richard Shell trong cuốn sách “Đàm Phán Để Giành Lợi Thế” đã nói “Để tiến bộ, bạn cần cất sang một bên những giả định của mình và cởi mở trước những ý tưởng mới. Trên hết, bạn phải học cách nhận ra những chiến lược tâm lý tiềm ẩn vốn đóng vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán”.

Trong kinh doanh, bạn có thể không có được những gì bạn yêu cầu, nhưng bạn sẽ có được những gì bạn thương lượng.

Để có được những thứ tốt hơn bạn muốn, hãy đưa ra nhiều hơn những gì bạn cần và học cách làm chủ kỹ năng đàm phán.

1. Cuộc đàm phàn hoàn hảo nhất là Win + Win: Cả hải bên cùng thắng.

Thắng thôi chưa đủ: Một người có khả năng thương thuyết, đàm phán sẽ có cơ hội thành công hơn những người khác.

Để thành công trong một thương vụ, người doanh nhân cần phải hài hòa về mọi yếu tố, từ chiến lược đến thời điểm cương + nhu theo từng mức độ, có khi phải im lặng lắng nghe, có khi phải thể hiện quan điểm và khi nào tung át chủ bài. Và để thành công trong đàm phán có khi phải mất cả tháng, hay có thể cả năm kiên trì đấu trí.

Ví dụ: Trong đàm phán hợp đồng một bên muốn bán giá cao để tối đa hóa lợi nhuận nhưng bên kia lại muốn mua giá thể để giảm thiểu chi phí. Nếu hai bên chịu lắng nghe nhau và ngồi xuống thăm dò những giải pháp mở rộng thì họ có thể tìm ra hướng đi chung. Chẳng hạn bên bán đang có một món nợ sắp tới hạn, một khoản phải trả ngay trong thời gian sắp tới, nếu bên bán bán với mức giá thấp hơn nhưng nhận được tiền mặt ngay lập tức có thể mang lại lợi nhuận ròng cao hơn khi bán giá cao nhưng nhận được tiền châm hơn vì tránh được chi phí vay thêm để trả nợ. Đó là Win + Win cả hai bên đều đạt được điều mà họ muốn.

“Hãy đặt đôi chân của mình vào đôi giày của người khác” – Ngạn ngữ Anh.

Trong quá trình đàm phán, chữ viết luôn có giá trị hơn lời nói: Vì vậy khi chúng ta vừa đạt được thoả thuận gì lập tức viết ra ngay, chúng ta phải đánh máy thật nhanh, chúng ta phải ghi biên bản thật nhanh và đề nghị khách hàng ký xác nhận vào đó ngay, chúng ta muốn thuyết phục họ một điều gì chăng nữa lên đưa ra bằng giấy tờ để họ xác định đây là vấn đề quan trọng, họ sẽ không muốn kỳ kèo cùng chúng ta nữa và chúng ta đạt được điều thoả thuận mong muốn, khách hàng cũng ký xác nhận rồi chuyển sang những vấn đề đàm phán tiếp.

Trong quá trình đàm phán đừng bao giờ thể hiện tranh khôn rằng tôi là người quyết định điều này, mà hãy cố gắng trình bày với đối phương rằng lý do tại sao bạn phải bán, ký kết dự án, hay đạt được thỏa thuận hợp đồng này, bằng cách đưa ra những dẫn chứng cụ thể, chi tiết ( vd cho đối phương xem video, cuộc gọi hay tin nhắn thời hạn cụ thể ngày tháng năm mà một bên thứ 3 đang thúc dục bạn, cái này bạn nên chuẩn bị kỹ càng trước khi đi đàm phán), rằng dự án hay hợp đồng ngày lúc này rất quan trọng với bạn, bạn phải bán dự án hay hợp đồng để trả nợ hay thanh toán tiền trong một vài ngày nữa. Ngụ ý trên để đối phương hiểu rằng không ký kết hợp đồng vời bạn ngày lúc này sẽ không bao giờ có cơ hội khác và coi như trao quyền quyết định cho đối phương.

2. Quản trị cảm xúc trong đàm phán.

Cần hình dung được những gì sẽ xảy ra trong cuộc đàm phán và học cách kiểm soát nó để chủ động hơn. Để làm được như vậy, điều đầu tiên là phải hiểu rõ đối phương.

Câu truyện:

Một người cha giàu có đã chia đôi tài sản của mình cho hai cô con gái là Janet và Claire khi ông qua đời. Mọi chuyện đều tốt đẹp cho đến khi họ phân chia chiếc nhẫn kim cương mà người cha luôn đeo khi ông còn sống. Cả hai cô con gái đều có những lí lẽ của riêng mình để có được chiếc nhẫn đó. Janet nói rằng chính cô đã chăm sóc cha khi ông đau ốm còn Claire thì khăng khăng rằng ông đã hứa cho cô chiếc nhẫn từ nhiều năm trước rồi. Quan hệ của hai chị em ngày càng trở nên căng thẳng vì không ai chịu nhường ai. Cuối cùng, Janet đã hỏi Claire rằng “Tại sao em lại muốn có chiếc nhẫn?”, Claire đáp “Bởi vì viên kim cương trên đó thật hoàn mĩ, em nghĩ em có thể làm một chiếc mặt dây chuyền tuyệt đẹp với nó.” Còn Janet trả lời “Chị muốn có nó vì nó khiến chị nhớ tới cha của chúng ta.”

Một khi hai người chị em nhận ra rằng nhu cầu thực sự của họ không hề đối lập nhau, họ sẽ tìm ra được giải pháp cho vấn đề chung của cả hai. Và giải pháp cuối cùng được đưa ra là Claire sẽ đi thay viên kim cương trên mặt nhẫn bằng một viên đá quý khác của Janet. Claire sẽ có viên kim cương còn Janet thì giữ chiếc nhẫn.

Đây là một ví dụ của một cuộc đám phán “đôi bên cùng có lợi” vì nó đã thoả mãn được nhu cầu của cả hai chị em.

Kết luận: Câu chuyên này cũng đưa ra những bài học giá trị về nghệ thuật đàm phán:

Biến cuộc đàm phán thành một bài tập giải quyết vấn đề. Một cuộc đàm phán hiệu quả nhất là khi tất cả các bên cùng nhau tìm ra hướng giải quyết cho vấn đề chung hơn là một cuộc thi của ý chí hay địa vị.

Tìm ra và cùng thảo luận về những sở thích và nhu cầu của mỗi bên. Nhiều nhà thương thuyết thường hành động giống như Janet và Claire, nghĩa là chỉ đưa ra lí do nhưng lại không tìm ra được sở thích và nhu cầu ẩn sau những lí do đó. Điều này khiến cuộc thương lượng tiến triển theo chiều hướng tiêu cực và trở thành một cuộc chiến của ý chí vị kỉ.

Biết đặt ra những câu hỏi mấu chốt. Nếu bên kia chưa thể hiện rõ nhu cầu thực sự của họ, hãy cố gắng tìm hiểu sâu hơn bằng cách đặt ra những câu hỏi bắt đầu bằng từ “Tại sao…” Nếu việc này không hiệu quả thì hãy tự mình suy đoán. Để đối phó với những người bất hợp tác như Claire, Janet có thể sẽ phải nói “Chị đoán em muốn bán chiếc nhẫn đi để lấy tiền.” việc này sẽ khiêu khích Claire phải nói ra sự thật kiểu như “Không, em muốn chiếc nhẫn vì em thích viên kim cương.” Và thế là đáp án đã được khám phá.

Tìm ra nhu cầu của chính mình. Đàm phán theo kiểu giải quyết vấn đề là một quá trình cần sự cộng tác từ cả hai phía. Một cách hiệu quả để người khác nói ra nhu cầu của họ là bày tỏ nhu cầu của chính bạn.

Cùng nhau đưa ra những giải pháp. Một khi những sở thích và nhu cầu đã được khám phá, hãy cùng đưa ra những sự lựa chọn có thể đáp ứng được những nhu cầu đó. Những đòi hỏi chỉ có thể được thoả mãn bằng cách chấp nhận chúng còn nhu cầu thì có thể được đáp ứng bằng nhiều cách khác nhau. Và từ đó hãy tìm ra giải pháp tối ưu nhất.

Hiểu rõ về sở thích và nhu cầu của người khác là một việc không quá phức tạp nhưng lại tối quan trọng và cấn thiết đối với bất kì ai muốn đạt được giải pháp tối ưu trên bàn đàm phán. Khi đã nắm rõ phương pháp để tìm ra nhu cầu của cả bạn và những người khác, và biết cách sử dụng hiệu quả những thông tin này thì từ những thương lượng thông thường hàng ngày cho đến những cuộc đàm phán kinh doanh quan trọng đều có thể được giải quyết một cách êm thấm.

Hiểu đối phương muốn gì và lấy nhu cầu đó kết hợp với nhu cầu của mình sao cho hiệu quả nhất. Trong đàm phán cũng vậy, đừng chỉ tập trung vào mỗi bản thân mình mà cần đặt mình vào tình huống của người khác để giải quyết vấn đề.

3. Win + Win: 3 Điểm cốt yếu để thành công.

Khi ngồi trên bàn đàm phán cần coi đối phương là bạn và đặt lợi ích của họ ngang hàng với mình tạo ra thế cân bằng về lợi ích giữa hai bên, giúp loại bỏ tư tưởng bị chèn ép, khiến việc thương thuyết không thuận theo ý muốn. Nhưng không hề đơn giản, khi bắt đầu ngồi vào bàn đàm phán người trong cuộc thường rơi vào cái bẫy do chính mình tạo nên. Đó là bẫy tâm lý “ Thắng – Thua”, phải giành được lợi ích cho mình hơn đối phương,  muốn hạ gục đối thủ mà quên mất mục tiêu chính yếu của cuộc đàm phán. Và “ đường ai nấy đi” là một kết cục dễ đoàn cho nhưng cuộc thương thuyết như thế này. Đây cũng chính là cái bẫy sai lầm mà nhiều người làm kinh doanh đang mắc phải.

+ Biết người biết ta: Một trong những điều quan trọng khi bước vào một cuộc đàm phán là nắm chắc được mục tiêu đàm phán của mình, hiểu rõ mình cần gì, muốn gì, nắm được điểm mạnh, điểm yếu của mình để làm lợi thế trong quá trình thương thuyết. Hãy chắc rằng bạn đã dành thời gian suy nghĩ kỹ càng về những gì mình muốn và quan trọng hơn cả là hiểu vì sao mình cần phải đạt được chúng. Ngược lại đối tác đàm phán của bạn luôn chuẩn bị sẵn kế hoạch trước khi họ bước vào cuộc thương thuyết.

Bởi vậy để giành được lợi thể cần có sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ về đối tác, hiểu rõ những mong muốn, nhu cầu của họ, đâu là thứ họ muốn hướng đến, ai là người gây ảnh hưởng đến các Quyết định.

+ Lấy tâm đối nhân: Đừng chỉ tập trung vào lợi ích của mình, bởi đàm phán sẽ đi vào ngõ cụt nếu các bên chỉ chăm chăm đi theo ý kiến của mình. Để đi đến một cái kết đẹp lòng đôi bên “Hãy đối xử với người khác theo cách mà bạn muốn được đối xử” chỉ có sự chân thành mới có thể cùng nhau đi đường dài.

+ Lăng nghe và quan sát: Đa phần con người ta thường rất thích nói, thể hiện quan điểm và chỉ nghe những gì mình muốn. Bởi thế, hãy lắng nghe bằng cách hỏi thật nhiều, quan sát đối phương trên bàn đàm phán và bạn sẽ học được rất nhiều điều. Nếu có điều gì chưa rõ cúng đừng quên kiểm tra xem họ có hiểu đúng ý mình không. Một ánh nhìn một cử chỉ đôi lúc nói được nhiều hơn cả ngôn từ. Tập lắng nghe, quan sát sẽ giúp bạn nhận ra điều đối tác muốn, thậm chí thấu hiểu những điều họ không nói ra.

Kỹ năng xử lý khi không đạt được thoả thuận:

Trong quá trình đàm phán đừng bao giờ thể hiện tranh khôn, thể hiện rằng tôi là người quyết định điều này, tôi là người muốn cái này, cái kia. Kể cả chúng ta áp đặt điều đó với khách hàng với đối tác chúng ta vẫn phải làm ra vẻ là khách hàng mới là người Quyết định điều này, bởi con người ta trong quá trình đàm phán người ta sợ nhất bị hớ, bị sỏ mũi, bị dẫn dắt cuộc chơi, vi vậy chúng ta đã xác định được giá bằng này đạt yêu cầu của chúng ta rồi, thì chúng ta phải nói ra một câu “Dạ thưa quý vị có yêu cầu gì thêm sau khi quý vị đã chốt được cái giá thế này không ạ”, tạo cho khách hàng cảm thấy rằng chính họ là người chốt giá đó, không phải tôi ép quý vị ký giá đó.

Công thức 5 chữ Q: Khi chúng ta không đạt được sự động thuần của khách hàng, đối tác một vấn đề gì đó chúng ta đừng vội vàng thua cuộc luôn mà chúng ta nên cố gằng hỏi thêm 5 câu hỏi liên quan đến sự từ chối của người ta “thưa quý ông, nếu tôi làm điều này thì quý ông có đồng ý không?”, “ngoài vấn đề này ra thì quý ông còn mong đợi gì thêm không?”, “giả định rằng tôi làm điều này thì quý ông có thấy được không?”, “ thực lòng ngoài vấn đề này thì quý ông còn yêu cầu gì chúng tôi nữa không?”.

Cách xử lý khi khách hàng đưa ra quan điểm trái ngược: Khi khách hàng đối tác đưa ra một quan điểm trái ngược với chúng ta, chúng ta đừng vội phản đối ( kiểu này như kiểu hai người tung cú đấm vào nhau, cả hai đều bị đau), mà chúng ta hãy nói “ tôi hoàn toàn đồng cảm và chia sẻ với quý vị, tôi mà là quý vị tôi cũng sẽ nghĩ như vậy” , “Nhiều người ở vị trí của quý vị cũng nghĩ như vậy, cả xã hội thậm chí cũng nghĩ như vậy”, “Nhưng một số người khi mà giao dịch với bên chúng tôi, làm theo cách của chúng tôi, mua sản phẩm của chúng tôi với cái giá như chúng tôi đưa ra, thì họ đã nhận ra rằng suy nghĩ trước đây của họ là chưa đúng, vì vậy tôi có bằng chứng như vậy rất mong quý vị sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi với cái giá như thế này”.

Kỹ thuật bẻ gãy cả hợp đồng ra thành từng điều nhỏ: Bẻ gãy ra để mà đàm phán, nếu họ nói họ không ký hợp đồng, mình phải bẻ hợp đồng ra thành từng điều khoản khác nhau và đàm phán từng điều một, nên chọn những gì dễ đàm phán, đàm phán trước. Khi chúng ta đạt được một hai thành công rồi thì yếu tố sau cũng dễ để đạt thoả thuận, rồi đi đến đạt được thoả thuận cả hợp đồng.

Chúc bạn đàm phán thành công trong mọi thương vụ, cảm ơn bạn đã lắng nghe !